U bent hier

Samenwerkingsproces inrichten

Hoe richt u het samenwerkingsproces handig in? Denk vóór de start en tijdens het proces aan onderstaande zaken:

Verbind verschillende partijen

Verbind partijen aan elkaar: weet wat ze van de ander willen. Partijen hebben elkaar over en weer nodig. Maak slim gebruik van uw contacten en zoek naar de gemeenschappelijke factor.

Werk in stappen

Werk in stappen, waarin u afwisselend breed verkent voordat u afweegt en tot een keuze komt. Neem voor elke volgende stap de voorgaande keuze als startpunt, ook al had u vooraf andere ideeën. Start de eerste gezamenlijke bijeenkomst met het uitwisselen van alle feiten (cijfers, ervaringen, beleidskaders, anekdotes) en meningen (over doelen, partijen, inzet van een ieder). Zet deze naast uw eigen ervaring en idee over Gezonde School. Laat merken dat u openstaat voor verrijking van de Gezonde School en voor maatwerk per school. Laat in deze eerste brede verkenning de reality check achterwege: nog liever geen ‘Ja maar …'.

    Tip

    In het document Samenwerken leest u meer verdiepende informatie.

    Maak gezamenlijk keuzes

    Durf keuzes uit te stellen tot er een totaal overzicht van opties is met de betrokken partijen. Maak de keuze voor doelen, partners en activiteiten niet alleen, maar geef betrokken partijen daarin invloed, liefst in een gezamenlijke bijeenkomst via gedeelde besluitvorming. Dan hebt u meteen draagvlak voor het besluit: iedereen was erbij en heeft gezien hoe het in gezamenlijkheid tot stand kwam.

    Kies werkvormen voor gezamenlijk afwegen en beslissen

    Enkele voorbeelden van werkvormen voor gezamenlijk afwegen en beslissen:

    • Ronde Eens, Geen bezwaar, Zwaarwegend bezwaar: na de discussie over de opties vat de voorzitter alles samen in een voorstel. Elke deelnemer mag in een ronde reageren met een van deze drie reacties. Geen nieuwe discussie voeren, alleen deze drie opties noemen. Als iemand een Zwaarwegend bezwaar heeft, moet hij dat toelichten. De voorzitter neemt dit bezwaar mee in een nieuw voorstel, dat opnieuw aan de groep in eenzelfde ronde wordt voorgelegd. (Deze methode voorkomt lange discussies. Er is wel een voorzitter nodig die goed kan samenvatten en doorvragen)
    • Top 5: iedereen benoemt zijn Top 5. De optie die het vaakst genoemd wordt, wint.
    • Stickeren: elke deelnemer krijgt een aantal stickers, die hij mag verdelen over de opties. De optie met de meeste stickers wordt het. Variant: iedereen mag ook een andere kleur sticker plakken bij de optie die hij beslist NIET wil: een veto-sticker.
    • Gewogen beslissing: voordat de opties worden afgewogen, beslist de groep welke criteria van belang zijn en hoe zwaar die moeten wegen. Bijvoorbeeld: het criterium Bewezen effect weegt twee keer zo zwaar als het criterium Kost maximaal twee dagdelen. Vervolgens gaat u elke optie langs en bepaalt u in hoeverre de optie aan het criterium voldoet. Er ontstaat een matrix waarin duidelijk wordt welke optie het best aan de criteria voldoet.

    Forceer geen besluit als het niet gemakkelijk en in goede harmonie gaat. Durf te vertragen als er bijvoorbeeld overleg met managers nodig is, of als er ontwikkelingen zijn die alle aandacht opeisen.

    Bedenk: samenwerken is mensenwerk

    • Elke gesprekspartner heeft een eigen voorkeursstijl in de communicatie, heeft belangen en wensen.
    • Samenwerken is altijd een balans tussen halen en brengen. Houd te allen tijde dit evenwicht in de gaten.
    • Samenwerken kost elke deelnemer iets: de bereidheid om de eigen autonomie voor een deel op te geven, om genoegen te nemen met een suboptimale oplossing, om net verder te gaan dan men vooraf bedacht had, om enig risico te lopen.
    • Toon dat u uw partners echt wilt kennen en erkennen: luister met oprechte interesse en vraag door. Gehoord en erkend worden is een basisbehoefte van ieder mens en vormt het fundament voor de samenwerkingsbalans.
    • Vertrouwen in elkaar moet groeien. Kleine bewijzen van betrouwbaarheid leggen het fundament: belangen erkennen, openheid bieden, successen samen delen en in de publiciteit brengen. Blijf uit concurrentie of territoriumstrijd.
    • Toon flexibiliteit bij het kiezen van oplossingen. Blijf loyaal aan genomen besluiten.
    • Ga verstandig om met verschil in macht / kennis / ervaringen: etaleer dit niet openlijk.
    • Pas u aan de gesprekspartners aan in uw manieren om hen mee te krijgen: soms overtuig je met stellige argumentaties, soms met verleidelijke toekomstvisioenen. Meestal is verlokken en verleiden de meest passende manier.

    Afdrukken:

    Via printer