Een evaluatie bestaat uit meerdere stappen. Hoeveel tijd u aan de verschillende stappen besteedt, hangt af van de omvang van de evaluatie. Een evaluatie van Gezonde School bij de GGD (Gemeentelijke/gewestelijke gezondheidsdienst) zal over het algemeen omvangrijker zijn en meer voorbereiding kosten dan een evaluatie op een individuele school.
Een evaluatie uitvoeren in 6 stappen
Goede voorbereiding is het halve werk. Hieronder volgen 6 stappen voor het uitvoeren van een evaluatie.
Stap 1: Maak een evaluatieplan
Een evaluatieplan is een kort plan van aanpak voor de evaluatie. Hierin beschrijft u:
- Voor wie is de rapportage over de evaluatie bestemd? Waarin is de doelgroep geïnteresseerd?
- Welk doel wilt u met de evaluatie bereiken?
- Op welke hoofdvragen moet de evaluatie antwoord geven?
- Welke informatie is nodig om de hoofdvragen te beantwoorden? Op welke manier gaat u gegevens verzamelen?
- Welk type evaluatie zet u in?
- Is het nodig bepaalde activiteiten te monitoren?
- Wie gaat de evaluatie uitvoeren? Wordt de evaluatie uitbesteed?
- Welke personen, afdelingen en organisaties spelen een rol bij de evaluatie? Wie kan wat doen (inventarisatie)? Waarover moeten de betrokken personen en organisaties beschikken (tijd, deskundigheid, instrumenten, geld)?
- Op welke wijze wordt gerapporteerd over de evaluatie en wie ontvangen de rapportage?
Stap 2: Reserveer tijd en geld
Op basis van het evaluatieplan kunt u inschatten hoeveel menskracht en geld de evaluatie kost. U reserveert het benodigde budget en maakt afspraken over de benodigde capaciteit binnen de GGD en bij de betrokken scholen, gemeenten en preventiepartners. In de begroting houdt u rekening met kosten voor personeel, eventueel extern onderzoek en publicatie van de resultaten. Raadpleeg zo nodig de informatie over tijdsinvestering voor evaluaties op de school en bij de GGD. Houd rekening met de tijd die nodig is voor dataverzameling, data-analyse, rapportage en verspreiding van de resultaten. Neem bij de berekening van de tijd een buffer van 10-20%. En zorg voor een goede balans: de inzet voor de evaluatie moet in verhouding staan tot de inzet voor de activiteiten.
Stap 3: Verdeel taken
U maakt heldere afspraken met andere afdelingen van de GGD en met scholen, gemeenten en preventiepartners over de bijdragen aan de evaluatie en het moment waarop die bijdrage gewenst is.
Stap 4: Kies evaluatiemethode
U brengt eerst de actoren voor de evaluatie in kaart: de partijen, afdelingen of personen die informatie kunnen geven om antwoorden op de hoofdvragen van de evaluatie te verkrijgen. U omschrijft zo helder mogelijk welke informatie u van de verschillende partijen nodig hebt. Vervolgens kiest u een methode om de informatie te verkrijgen. Op de pagina Soorten evaluaties en methoden leest u meer over processen en effecten evalueren.
Stap 5: Voer evaluatie uit
De benodigde gegevens worden verzameld, verwerkt, geïnterpreteerd en overzichtelijk samengevat.
Stap 6: Rapporteer en communiceer
Denk goed na over de manier waarop u de resultaten wilt presenteren: wilt u informeren, stimuleren of commentaar en advies vragen? Voor wie zijn de resultaten bedoeld en welke presentatievorm spreekt deze doelgroep het meest aan? Wat is de kern van de boodschap?